Архивные документы хранятся в темноте

Уточнить свой стаж

Отдел работает над формированием архивного фонда муниципалитета, ведет учет, обеспечивает сохранность и предоставляет муниципальные услуги гражданам и организациям, доступ к документам в читальном зале. Также можно получить справки, копии, выписки, информационные письма.

Проводится плановый прием документов от учреждений - источников комплектования архивного фонда. Выполняются плановые мероприятия по улучшению физического состояния документов.

- В настоящее время в архиве хранится 150 фондов. Имеются «Коллекции ликвидированных предприятий». В отделе находятся документы 197 учреждений, организаций и предприятий. Насчитывается 51189 единиц документов, в том числе управленческой документации постоянного срока хранения - 33911; долговременного хранения по личному составу ликвидированных предприятий и учреждений - 16727; фотодокументов - 461; документов личного происхождения - 90 единиц.

Полсотни организаций являются источниками комплектования муниципального архива, список которых ежегодно согласовывается с Управлением по делам архивов РБ и утверждается распоряжением главы администрации района.

Ахтям Кирдасов, г. Учалы: - Два года назад вступили в силу новые правила работы для государственных и муниципальных архивов. Что изменилось, и как работается в новых условиях?

- Новшеств немало. В первую очередь большое внимание уделяется порядку и оборудованию хранения документов (появился целый раздел касательно хранения электронных данных), ужесточились требования, например, к пожарной безопасности.

Изменились критерии отнесения к источникам комплектования.  Исчезла возможность внеплановой передачи документов для источников.

Любая организация в нашей стране выступает либо источником комплектования государственного (муниципального) архива, либо сталкивается с документами в момент «кончины» юридического лица (ликвидация, банкротство). Поэтому знать, что именно изменилось в связи с началом действия новых правил, полезно всем.

Сейчас наиболее важным критерием в работе являются ведение системы научно-справочного аппарата (НСА), баз данных, каталогизации, оцифровка документов.

Зульфия Галина, г. Учалы: - Не изменился ли порядок передачи дел в архив?

- Изменился перечень документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, которые, кстати, тоже поменялись. Все дела постоянного срока хранения и по личному составу принимаются по утвержденным описям. Для источников комплектования ежегодно утверждается график упорядочения и приема документов. Для ликвидированных предприятий и организаций заключается договор передачи документов.

Салим Баймуратов, село Учалы: - Можно ли через учреждение уточнить трудовой стаж? И как вы работаете? Каждый день принимаете население?

Искандер Громов (соцсети): - Как люди получают доступ в архив?

- Я вам предлагаю несколько способов. Если документы переданы на хранение в архив, то справку о стаже и (или) о заработной плате получите, обратившись к нам. Можно самому прийти на личный прием, обратиться в МФЦ, письменно через электронную почту или региональный портал государственных и муниципальных услуг. Часы приема граждан: понедельник с 14 до 17, четверг с 8 до 13. Часы работы с организациями - источниками комплектования и исследователями: понедельник - пятница с 8 до 17, перерыв с 13 до 14.

В цифровые  носители

РагидаЯнтурина, село Уральск: - Мама хочет составить родословную. Сможет ли местный архив способствовать в этом? Материалы Ревизской сказки по населенным пунктам Учалинского района у вас имеются?

- К сожалению, нет. Для составления родословной необходимо обратиться в ГКУ Национальный архив РБ (г. Уфа, ул. Советская, 7), тел: 8 (347) 273-47-61. Единственное, что могу предложить, так это похозяйственные книги.

Ильшат Ишбаев, г. Учалы: - Я в свое время в летние каникулы работал в колхозе, будучи школьником. Можно ли этот период занести в трудовой стаж?

- Документы колхозов и совхозов хранятся в нашем архиве, так что да, можете, если они у нас имеются. Для этого нужно уточнить наименование колхоза/совхоза и обратиться с заявлением о выдаче архивной справки о стаже и выходах в детские годы, с указанием периодов работы. Сразу хочу отметить, что часть документов хранится по соглашению в сельских поселениях. Архив СПК «Байрамгуловский» передан в СП Уральский сельсовет, СПК им. Ленина - Сафаровский сельсовет, СПК Озерный (Озонкуль) - Миндякский сельсовет, бригада № 3 д. Сайтаково колхоза «Совет» - детский дом.

Кстати, сейчас мы переводим все данные на цифровые носители. Очень и очень масштабная работа! С прошлого года оцифровано 1203 единицы хранения, 23343 листа/кадра. Создана поисковая система описей, хранящихся в муниципальном архиве, в базу внесено 3018 заголовков, 2788 наименований описей. Когда завершится оцифровка, искать и находить материалы всем станет намного проще.

Температурный режим

Гульнара Хасанова, город Учалы: - В свое время я проходила практику в Стройтресте №146. Можно ли через ваш отдел заполучить об этом данные?

- Да, конечно, а как это можно сделать, уже сказала. Главное, чтобы соответствующие записи у нас были. С начала года к нам уже поступило 1200 запросов от граждан.

- Как хранятся архивы?

- Общая площадь помещений архива составляет 228 кв. метров. Все оснащены средствами охранной сигнализации. По окончании рабочего дня они опечатываются. Помещение оборудовано дверями повышенной технической укрепленности. Каждый замок имеет пять комплектов ключей, и все они учитываются в журнале регистрации, один хранится в кабинете руководителя организации.

Архив обеспечивает защиту информации и персональных данных, содержащихся в документах и в информационной системе нашей базы. Имеют значение и температурный режим - 20-25°С, и относительная влажность воздуха - 50-55 процентов. Контроль за этим обеспечивается контрольно-измерительным прибором - термогигрометром. Измерения производятся в одно и то же время суток два раза в неделю. Кондиционеры у нас отсутствуют. Архивные документы хранятся в темноте. Производится освещение электролампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью с применением на окнах защитных покрытий, жалюзи. Санитарно-гигиенический режим в архиве соответствует требованиям.